Staj Süreci, Sigorta İşlemleri ve Yasal Yükümlülükler Hakkında Bilgilendirme

Sevgili Öğrencilerimiz,

Eğitim hayatınızın önemli bir parçası olan staj döneminizin yasal güvence altında, sorunsuz ve güvenli bir şekilde tamamlanması üniversitemizin önceliklerindendir. Staj süreçlerinizde mağduriyet yaşamamanız adına, aşağıda belirtilen yasal zorunluluklara ve kurallara kesinlikle uymanız gerekmektedir.

2. İş Kazası Durumunda Yapılması Gerekenler ve Bildirim Süreleri

Staj dönemi boyunca iş yerinde meydana gelebilecek olası bir iş kazası durumunda, yasal olarak uyulması zorunlu olan adımlar ve süreler şu şekildedir:

• Kolluk Kuvvetlerine Bildirim: İş kazası meydana geldiği anda, staj yapılan firma tarafından derhal kolluk kuvvetlerine, yani polis veya jandarmaya bildirilmelidir.
• Sosyal Güvenlik Kurumu Bildirimi: 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile 5510 sayılı Kanun uyarınca; staj yapılan firma, iş kazasını kazadan sonraki en geç 3 iş günü içinde Sosyal Güvenlik Kurumu’na bildirmekle yükümlüdür.
• Üniversiteye Bilgilendirme: Yaşanan iş kazası, firmanın resmi bildirimiyle eş zamanlı olarak veya en kısa sürede üniversitemizin ilgili birimine, yani Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Staj Komisyonuna mutlaka yazılı olarak bildirilmelidir. Üniversitenin SGK sistemine geç bildirim yapması durumunda doğacak idari para cezalarından, bildirimi zamanında yapmayan firma ve durumdan üniversiteyi haberdar etmeyen öğrenci sorumlu olacaktır.

Tüm öğrencilerimize sağlıklı, güvenli ve başarılarla dolu bir staj dönemi dileriz.

Bilgilendirme

İstanbul Teknik Üniversitesi bünyesinde öğrenim gören ve müfredat gereği zorunlu staj yapması gereken öğrencilerimizin, staj süresince uygulanacak sigorta prosedürlerine ilişkin bilgilendirme aşağıda sunulmuştur.

İstanbul Teknik Üniversitesi Staj Genel Esasları uyarınca; öğrencilerimizin zorunlu staj dönemlerini kapsayan süreler için, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun 5. maddesinin (b) bendi gereğince ödenmesi gereken “İş Kazası ve Meslek Hastalığı” sigorta primleri; ilgili bölüm staj komisyonu tarafından staja başlaması uygun bulunan öğrencilerimiz için Üniversitemiz tarafından karşılanmaktadır.

Prim ödemelerine ilişkin bildirimler ve sigorta giriş işlemleri, stajın fiilen başladığı tarih itibarıyla Sosyal Güvenlik Kurumu sistemleri üzerinden gerçekleştirilmektedir.

A. Staj Yeri Bulma Süreci

1. Esasların Okunması: Staj sürecini sorunsuz tamamlamak ve staj raporunuzun komisyon tarafından kabul edilmesini sağlamak için öncelikle “İTÜ Staj Genel Esaslarını” ve kendi bölümünüzün web sayfasında ilan edilen “Bölüm Staj Esaslarını” dikkatlice okuyup anlayınız. Bölümler, kendi özelliklerine göre stajın alanını, türünü, süresini ve varsa ön şartlarını bu ek esaslarda belirtirler.
2. Firma Seçimi ve Uygunluk: Bölüm staj esaslarınıza uygun, öğrenim gördüğünüz programla ilgili bir sektörde faaliyet gösteren kurumsal bir firma bulunuz. Kurumsal firmaların birden fazla yerleşkesi bulunuyorsa, formlarda fiili olarak staj yapacağınız yerin bilgilerini girmeniz gerekeceğini unutmayınız.
3. Çalışma Günlerinin ve Koşullarının Netleştirilmesi: Firma yetkilisi ile görüşerek staj tarihlerinizi erkenden kesinleştiriniz. Firmanın resmi tatillerde ve hafta sonlarında staj çalışması yaptırıp yaptırmadığını mutlaka sorunuz. Ayrıca stajların haftada en az 3, en fazla 6 tam gün olacak şekilde yapılması gerektiğini, dersinizin veya sınavınızın olduğu günlerde staj yapamayacağınızı firmaya bildiriniz.
4. İstisnai Koşulların Kontrolü:
   • Stajlar kural olarak çevrimiçi yapılamaz. İstisnai olarak çevrimiçi yapacaksanız, bölüm staj komisyonunuzdan önceden onay alınız.
   • Stajı yurtdışında yapacaksanız portal sisteminde kayıt oluşturmayınız; izlenecek özel yollar için İTÜ Staj Esasları Madde 17’yi inceleyiniz.
   • Sektörde SGK’ya tabi sigortalı olarak halihazırda çalışıyorsanız ve bu çalışmanız zorunlu staj süreniz kadar ise zorunlu stajdan muaf olmak için bölüm staj komisyonunuza başvurabilirsiniz.

B. Staj Öncesi Süreç ve Başvuru Adımları

5. Portala Giriş: Staj başlangıç tarihinizden en geç 15 gün önce https://portal.itu.edu.tr/ adresine İTÜ kullanıcı adı ve şifrenizle giriş yaparak staj kaydınızı oluşturunuz. Sistem kısıtlaması nedeniyle başlangıç tarihine 15 günden az kalan stajlar için kayıt oluşturulmasına kesinlikle izin verilmez.
6. İSG Eğitiminin Tamamlanması: İlk kez staj yapacak öğrencilerin, staj kayıt sekmesinde karşılarına çıkacak olan çevrimiçi İş Sağlığı ve Güvenliği eğitimini tamamlamaları ve eğitim sonundaki sınavda başarılı olmaları zorunludur. Daha önce bu eğitimi alıp staj yapmış öğrencilerin tekrar sınava girmesine gerek yoktur.
7. Kayıt Formunun Doldurulması: Portaldaki staj kayıt formunu firma ile netleştirdiğiniz bilgilere göre doldurunuz. Resmi tatillerde staj çalışması olacaksa takvimden bu günleri de seçiniz. Formun en altındaki staj esaslarını ve yasal yükümlülük içeren staj taahhüdünü okuyup onaylayarak kaydınızı tamamlayınız.
8. Belgelerin İndirilmesi: Kayıt formunu kaydettikten sonra sistemden Staj Sözleşmesi, Ek-1 Staj Başvuru Formu ve Öğrenci Staj Çalışma Takvimi belgelerinin çıktılarını alıp imzalayınız.
9. Firma Onaylarının Alınması: İndirdiğiniz bu belgeleri staj yapacağınız firmanın yetkilisine imzalatarak kaşe veya mühür yapılmasını sağlayınız. Belgelerde imzalayan kişinin adı, soyadı ve unvanının bulunması şarttır; eksik belgeli başvurular geçersiz sayılır. Resmi tatil veya hafta sonu çalışması varsa, firmadan ilgili günlerde staj çalışması yapılacağına dair resmi ve onaylı bir belgeyi de bu aşamada teslim alınız.
10. Dijital Belgelerin Yüklenmesi: Öğrenci ve firma onayları tamamlanmış olan Staj Sözleşmesi, Ek-1, Staj Çalışma Takvimi ve varsa Resmi Tatil Çalışma Belgesini tek bir PDF dosyası haline getirerek staj başlangıç tarihine en geç 10 gün kala Portal sistemindeki ilgili alana yükleyiniz. Sistem, staja 10 gün kala belge yüklemeye tamamen kapanmaktadır.
11. Komisyon Onayının Takibi: Staj başlangıç tarihinizden en geç 4 gün önce portal üzerinden başvurunuzun durumunu mutlaka kontrol ediniz.
    • Bölüm staj komisyonları staj onayını sadece elektronik olarak portal üzerinden yapacak olup, belgelere ayrıca ıslak imza veya e-posta ile onay işlemi yapılmayacaktır.
    • Staja 4 gün kala hâlâ onay veya ret görmüyorsanız vakit kaybetmeden komisyonunuzla iletişime geçiniz. Komisyon onayı verilmeden sigorta işlemleriniz yapılamaz ve staja başlamanız mümkün değildir.
    • Başvurunuz reddedildiyse, ret gerekçelerini dikkate alarak süreçleri en baştan ve 15 gün kuralına uyarak tekrar başlatabilirsiniz.
12. Sigorta Giriş İşlemi: Komisyon tarafından onaylanan stajların sigorta işe giriş işlemleri, Kariyer ve Staj Merkezi tarafından staj başlangıç tarihinden 3 gün önce yapılır ve “Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi” portala yüklenir. Örneğin pazartesi başlayacak staj için işlem cuma günü yapılır.
13. Sigorta Belgesinin Temini: İşe giriş bildirgesi yüklendiğinde sistem tarafından İTÜ e-posta adresinize ve firmaya otomatik gönderilir. Belgeyi ayrıca portal staj bilgileri alanından veya e-Devlet üzerinden, 4a İşe Giriş Çıkış Bildirgesi uygulamasından indirebilirsiniz. 4a Sigortalı Hizmet Dökümünden bu belge alınamaz.

C. Staj Sırasında Yapılması Gerekenler

14. İlk Gün Hazırlığı: Staja başlayacağınız ilk gün, çıktı olarak aldığınız Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi belgesini yanınızda bulundurunuz. Firmanız stajınızın zorunlu olduğuna dair ek bir belge talep ederse, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından alabileceğiniz Zorunlu Staj Belgesini de yanınıza alınız.
15. Ek-2 Formunun Yüklenmesi: Staja başladıktan sonra portal sisteminden Ek-2 Staj Başlangıç Formu belgesini indirip çıktısını alarak staj yetkilisine onaylatınız. Bu onaylı belgeyi staj başlangıç tarihinden itibaren en geç 5 gün içerisinde portal sistemine yükleyiniz.
16. Staj Raporunun Günlük Yazılması: Portal sistemindeki “Belgeler” alanından Staj Raporu Kapak Sayfası ve Staj Raporu Taslak Sayfasını indiriniz. Taslak sayfayı staj gün sayınız kadar çoğaltarak, staj süresince her gün yapılan çalışmaları İTÜ Staj Genel Esaslarına uygun olarak günlük şekilde rapora işleyiniz ve bölümünüz tarafından talep edilen ekler varsa rapora ilave ediniz.
17. İş Kazası ve Olumsuz Durum Bildirimi: Staj sırasında olası bir iş kazası veya meslek hastalığı yaşanması durumunda, staj yapılan firma derhal kolluk kuvvetlerine ve fakülte dekanlığınıza bilgi vermeli ve 3 gün içerisinde SGK’ya bildirimde bulunmalıdır. Öğrenci de bu sürecin takipçisi olmalı, dekanlığa bilgi vermeli ve İTÜ Kariyer ve Staj Merkezine yardım bileti yoluyla durumu aktarmalıdır.
18. Staj Durum Değişiklikleri: Başvuran veya başlayan stajda herhangi bir nedenle değişiklik, iptal veya stajı yarıda kesme durumu oluşursa derhal bölüm staj komisyonuna bilgi verilip onay alınmalı, ardından Staj Yardım üzerinden bilet oluşturularak Merkez bilgilendirilmelidir. Mazeretsiz olarak staja başlanmaması veya stajın yarıda kesilmesi, gereksiz sigorta primi ödenmesine sebep olacağından öğrenci hakkında disiplin soruşturması açılmasına yol açar.

D. Staj Sonrası ve Rapor Teslim Süreci

19. Ek-3 Formunun Yüklenmesi: Stajınız bittiği son gün portal sisteminden Ek-3 Staj Bitiş Formu belgesini indirip pratik çalışma bilgilerinizi doldurarak çıktısını alınız. Firma yetkilisine onaylattıktan sonra, staj bitiş tarihinden itibaren en geç 5 gün içerisinde sisteme geri yükleyiniz.
20. Sigorta Çıkış İşlemleri: Staj bitimini takip eden 3 gün içinde Kariyer ve Staj Merkezi tarafından sigorta işten ayrılış işlemleriniz yapılır ve “Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi” portala yüklenerek hem sizin hem firmanın e-posta adresine gönderilir.
21. Onayların Kontrolü: Staj raporu kapak ve taslak sayfalarındaki öğrenci ve firma imza/onaylarının eksiksiz tamamlandığını kontrol ediniz.
22. Devlet Katkısı İşlemleri: Firmaların devlet katkısından yararlanabilmesi için portalda yer alan Ek-4 formu ile Firma Devlet Katkısı Excel Formu indirilip firmaya teslim edilir. Firma tarafından yapılan ödemeye ait banka dekontu ve uygun şekilde hazırlanan belgeler, staj merkezinin Maslak yerleşkesindeki adresine elden veya posta yoluyla ulaştırılmalıdır.
23. Staj Raporunun Teslim Edilmesi:
    • Staj yaz döneminde yapılmışsa akademik yılın başlama tarihinden itibaren en fazla 1 ay içerisinde staj raporunuzu teslim etmeniz gerekir.
    • Staj dönem içinde yapılmışsa staj bitimini takip eden 15 gün içerisinde staj raporunuzu teslim etmeniz gerekir.
    • Bölüm staj komisyonunun farklı bir takvim kararı varsa o karar esas alınır.
24. Raporun Sisteme Yüklenmesi: Kapak ve taslak sayfaları, Sözleşme/Ek-1, Öğrenci Staj Çalışma Takvimi, resmi tatil belgesi varsa bu belge, Ek-2 ve Ek-3 formlarını tek bir PDF dosyası haline getirerek portal sistemindeki Rapor Yükleme alanına yükleyiniz. Bölüm staj komisyonunun talebine göre belgelerin ayrıca Ninova sistemine de eklenmesi veya USB/zarf içerisinde bölüm sekreterliğine teslim edilmesi gerekebilir. Lütfen bölüm web sayfanızı kontrol ediniz.
25. Komisyon Değerlendirmesi ve Revizyon Süreci: Bölüm Staj Komisyonu raporu biçim ve içerik yönünden inceleyerek staj raporunun teslim edilmesinden sonra en geç 1 ay içinde değerlendirmeyi tamamlar.
    • Raporda eksiklik görülüp düzeltme istenmesi durumunda, istem tarihinden itibaren 2 haftalık, yani 14 günlük süreniz vardır.
    • Komisyon, düzeltilen raporu teslim ettikten sonra en geç 2 hafta içinde nihai değerlendirmesini tamamlar.
    • Raporun kabul edilmesi durumunda staj sisteme başarılı olarak işlenir.
    • Düzeltme istenen raporun zamanında teslim edilmemesi veya ikinci kez reddedilmesi durumunda staj başarısız sayılır.

Uyulması Zorunlu Disiplin Kuralları

26. Disiplin Hükümleri: Staj evrakında ve ekli belgelerinde tahrifat yapan, çalışma yapmadığı halde staj raporu düzenleyen veya mazeret bildirmeden stajı bırakan öğrenciler hakkında, Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği uyarınca fakülteleri tarafından disiplin soruşturması başlatılacaktır.
27. İlişik Kesilme Sınırlaması: Üniversite ile geçici veya sürekli olarak ilişiği kesilmiş öğrenciler, yani kayıt dondurma, uzaklaştırma cezası alma ve benzeri durumlarda olan öğrenciler, bu zaman zarfında kesinlikle staj yapamazlar.

---

SIKÇA SORULAN SORULAR

+ Staj sürecinde yapmam gereken işlemler nelerdir?

Staj sürecinde yapılması gereken işlemlere ve dikkat edilmesi gereken kurallara Kariyer ve Staj Merkezi web sayfasında bulunan STAJ SÜREÇ VE İŞLEMLERİ alanından erişebilirsiniz. Staj işlemlerine başlamadan önce İTÜ STAJ GENEL ESASLARINI ve bölümünüzün web sayfasında ilan edilen Bölüm Staj Esaslarını okumanız gerekmektedir.

+ Staj yapacağım firma staja başlamadan önce stajın zorunlu olduğuna dair belge istemektedir belgeyi nasıl alabilirim?

Zorunlu staj yapacaksanız firmanın talep etmesi halinde zorunlu stajınızın bulunduğuna dair belgeyi Öğrenci İşleri Merkezinden talep edebilirsiniz.

+ Staj yapacağım firma zorunlu staj sigortasının eğitim kurumu tarafından yapılacağına dair belge istemektedir belgeyi nasıl alabilirim?

Staj sözleşmesinde zorunlu staj sigortasının üniversitemiz tarafından yapılacağı belirtilmiştir. Portal sistemine kayıt olduktan sonra indirebileceğiniz staj sözleşmesinin bir nüshasını imza onaylarını tamamladıktan sonra firmaya teslim edebilirsiniz

+ Staj yapacağım firma benden sigorta işe giriş belgesi istemektedir, belgeyi nasıl alabilirim?

Portal sisteminde staj kaydı yapılıp staj sözleşmesi ve EK1 belgelerinin imza onayları tam olacak şekilde sisteme yüklenmiş olan stajların staj başlangıç tarihinden 3 gün önce (pazartesi günü başlayacak staj için cuma günü) sigorta girişi yapılarak sigorta işe giriş bildirgesi itü mail adresine ve staj kaydı sırasında belirtilmiş olan firma mail adresine gönderilmekte ayrıca portal sisteminde ilgili staj kaydına yüklenmektedir, işe giriş belgesi barkodlu olarak gönderildiğinden ayrıca imzalanmasına gerek yoktur.

Sigorta girişi yapıldığında stajın fakülte onayı tamamlanmış olacaktır

+ Dersimin veya sınavımın olduğu günlerde staj yapabilir miyim?

YÖK Yükseköğretimde Uygulamalı Eğitimler Çerçeve Yönetmeliği ve İTÜ Staj Genel Esasları gereğince haftada en az 3, en fazla 6 tam gün ve ilgili staj günlerinde online veya yüz yüze olması fark etmeksizin ders kaydı, sınav…vb staj harici durum olmaması şartıyla staj yapılabilmektedir, haftada 3 günden az, 6 günden fazla ve yarım gün staj yapılması mümkün değildir. Eğer firma cumartesi günleri de tam gün olacak şekilde staj çalışması yaptırıyorsa staj günlerine dahil edilebilir.

+ Firmada zorunlu staj gün sayımdan daha fazla staj yaparsam üniversite tarafından tüm günler için sigorta yapılır mı?

Haklı mazeretin varlığı halinde bölüm staj komisyonunun onayı ile kalan zorunlu staj süresinin üzerinde; ancak en fazla 30 işgününe kadar staj yapabilir. Bu durumda zorunlu staj süresi kadar olan kısım zorunlu, diğer kısım ise gönüllü staj olarak kabul edilir. Bu yöndeki talep, mazereti ile birlikte zorunlu staj başvurusunda iletmelidir.

+ Firma çalışıyorsa, resmî tatil günlerinde de staj yapılması mümkün müdür?

Firma resmî tatil günlerinde çalışıyorsa, firmadan resmî tatil günlerinde çalışıldığına ve staj yapıldığına dair onaylı resmî belge alınması ve Staj sözleşmesi ve Ek1 belgesiyle birlikte sisteme yüklenmesi durumunda ilgili günlerde de staj yapılması mümkündür

+ Gönüllü staj yapmak istiyorum nasıl başvuru yapmam gerekmektedir? Sigorta üniversite tarafından yapılacak mıdır?

En az 30 kredi tamamlamış olmak zorunlu stajlarda olduğu gibi gönüllü stajlarda da ön şarttır.

Yapılacak çalışmanın, öğrenim görülmekte olan programla ilgili uygulama deneyimlerini arttıracak nitelikte olması gerekmektedir

Bir öğrencinin tüm öğrenciliği dönemi boyunca en fazla 50 iş günü gönüllü staj yapma hakkı bulunmaktadır. Gönüllü staj en az 10, en fazla 50 iş günü olacak şekilde tek seferde veya bölünerek yapılabilir.

Toplamda 50 güne kadar yapılacak gönüllü stajların sigortası üniversite tarafından karşılanmaktadır.

Tüm süreç zorunlu stajlarda olduğu gibidir, yani portal sistemine kayıt olunmalı ve belge üzerinde belirtilen onaylar tamamlanarak belgeler staj öncesinde sisteme yüklenmiş olmalıdır

Eğer staj 30 günden fazla süreli ise ayrıca fakülteye dilekçe ile başvurulup staj çalışmasının meslekle ilgili uygulama deneyimlerini arttıracak nitelikte olup stajın uygun olduğuna dair fakülte yönetim kurulunca verilmiş karar alınmalı ve karar staj sözleşmesi ve EK1 belgesiyle birlikte sisteme yüklenmiş olmalıdır

+ Uzun dönem staj yapmak istiyorum nasıl başvuru yapmam gerekmektedir? Sigorta üniversite tarafından yapılacak mıdır?

Öğrenciler, üniversitemiz ile iş birliği anlaşması imzalanmış olan kurumlarda uzun dönem staj yapabilir. Uzun dönem staja ilişkin yapılacak anlaşmalara ilişkin teklif, ilgili bölüm staj komisyonundan görüş alınarak Fakülte Dekanlıkları tarafından sunulur. Sunulan anlaşma teklifi, Kariyer ve Staj Merkezi ile Hukuk Müşavirliği’nin görüşü alınarak Rektörlük Makamınca onaylanır. Öğrencilerin uzun dönem staj yapabilmeleri için, yapacakları çalışmanın öğrencinin öğrenim görmekte olduğu programla ilişkili bir meslek bakımından deneyim kazandıracak nitelikte olması gerekmektedir. Uzun dönem staj için aşağıdaki hükümler dikkate alınır:

i) Uzun dönem staj ikinci sınıfın sonunda, en az kırk beş iş günü olmak üzere, tüm eğitim dönemi boyunca devam edecek şekilde yapılabilir.

ii) Uzun dönem staj yapan öğrenci, zorunlu bölüm stajlarının gereklerini yerine getirmesi ve staj raporunu sunması halinde; Bölüm Staj Komisyonu’nun takdirinde olmak üzere, zorunlu bölüm stajından muaf tutulabilir.

iii) Uzun dönem stajların başvuru, başlangıç, devam ve bitişine ilişkin tüm süreç, Üniversite ile Kurum arasında yapılan anlaşma hükümleri gözetilerek Kariyer ve Staj Merkezi tarafından yürütülür.

+ Staj muafiyeti için sağlamam gereken şartlar nelerdir? Muafiyete nasıl başvurabilirim?

Öğrenim gördüğü program ile ilgili bir işte çalışmış veya çalışmakta olan öğrenciler, çalışma sürelerini ve unvanlarını belgelendirmek koşuluyla işletmede mesleki eğitim veya staj uygulaması kapsamında önceki öğrenmelerin tanınması için başvuruda bulunabilir.

Başvuruda bulunmak isteyen öğrenciler işyerinde en az zorunlu staj süresi kadar çalışmış olmalıdır. Öğrencilerin zorunlu staj uygulamasından muaf olmalarına ilişkin başvuruları, öğrenim görmekte oldukları bölümün staj komisyonu tarafından değerlendirilir ve sonuçlandırılır. Muafiyet başvurularının değerlendirmeye tabi tutulması işyerinde yapılan çalışmanın SGK kayıtları ile belgelendirilmesine bağlıdır. Muafiyete ilişkin değerlendirmenin sonuçlandırılması için başvuruda bulunan öğrencilerin öğrenim gördükleri bölümün ilgili staj modülü içeriği ile çalışılan kurumdaki çalışma konusunun uyumlu olması, zorunlu staj esasları çerçevesinde staj raporu hazırlamaları ve raporun bölüm staj komisyonu tarafından uygun bulunması gerekir.

Yatay ve dikey geçiş yoluyla gelen öğrencilerin önceki eğitim kurumlarında yaptıkları işletmede mesleki eğitim ve stajlarının geçerliliği ilgili intibak komisyonu tarafından değerlendirilerek karara bağlanır.

+ Firmanın IBAN bilgileri neden istenmektedir?

3308 Sayılı Mesleki Eğitim Kanunu’na istinaden firma tarafından stajyer öğrenciye ödenen stajyer ücretinin ilgili kanunda belirtilen oranlardaki kısmının firmaya geri iade edilebilmesi için firmanın İBAN, Vergi Kimlik No, Mersis No, SGK Sicil No gibi bilgilerine ihtiyaç duyulmaktadır.

+ EK4 (devlet katkısı formu) formu ve ekleri nasıl doldurulmalı ve teslim edilmelidir?

Portal sisteminde ilgili staj kaydının detay bilgisine girilerek EK4 formu ve Firma Devlet Katkısı Excel formu indirilerek firmaya teslim edilmelidir. Belgeler firma tarafından İTÜ Staj Sözleşmesi 13. Maddesinde belirtilen şekilde ve her ay için ayrı ayrı olmak üzere düzenlenip ödeme yapıldığına dair banka dekontu ile birlikte ‘İTÜ Kariyer ve Staj Merkezi- Merkezi Derslik A Binası, Reşitpaşa, İTÜ Ayazağa Kampüsü Zemin Kat, 34469 Sarıyer/İstanbul’ adresine kargo ile gönderilmelidir.

+ Firmalara devlet desteği hangi koşullarda ve ne şekilde sağlanır?

İşletmelerde staj yapan öğrencilerin ücretlerinin bir kısmının, işsizlik sigortası fonundan karşılanmasına ilişkin usul ve esaslar kapsamında devlet katkısı olarak yatırılmaktadır. 6764 sayılı Kanun ile 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu’na eklenen Geçici Madde 12’ye göre ‘işletmelerde yirmi ve üzeri personel çalışıyor ise asgari ücretin net tutarının yüzde otuzunun üçte biri, işletmede yirmiden az personel çalışıyor ise asgari ücretin net tutarının yüzde otuzunun üçte ikisi devlet katkısı olarak yatırılacaktır. Yatırılan ücret net asgari ücretin yüzde otuzundan az olamaz.’ hükmü bulunmaktadır.

Staj yapılan firmaya devlet katkısı ödemesinin yapılabilmesi için,

Portal sisteminde ilgili staj kaydının detay bilgisine girilerek EK4 formu ve Firma Devlet Katkısı Excel formu indirilerek firmaya teslim edilmelidir. Belgeler firma tarafından İTÜ Staj Sözleşmesi 13. Maddesinde belirtilen şekilde ve her ay için ayrı ayrı olmak üzere düzenlenip ödeme yapıldığına dair banka dekontu ile birlikte ‘İTÜ Kariyer ve Staj Merkezi- Merkezi Derslik A Binası, Reşitpaşa, İTÜ Ayazağa Kampüsü Zemin Kat, 34469 Sarıyer/İstanbul’ adresine kargo ile gönderilmelidir.

+ Firma, staj sözleşmesini staj ücretleri ve devlet katkısı geri ödemelerini belirten maddelerini gerekçe göstererek onaylayamayacağını belirtti, nasıl bir yol izlenmesi gerekmektedir?

Kamu kurumlarında yapılacak stajlarda kurum staj sözleşmesini ve EK1 Staj Başvuru Formunu onaylamayabilir. Cumhurbaşkanlığı İnsan Kaynakları Ofisi Başkanlığının Kariyer Kapısı-Ulusal Staj Programı üzerinden staj seferberliği kapsamında staj yapmaya hak kazanan stajyer öğrencilerin staj seferberliği kabul yazısını sunmaları yeterli olacaktır

Özel firmalarda yapılacak stajlarda ise Staj Sözleşmesi ve EK1 Staj Başvuru Formları onaylanmış olmalı, öğrenciye staj ücreti ödenmelidir.

Firmanın devlet katkısı almak istememesi durumunda firma yetkilisi tarafından staj sözleşmesindeki devlet katkısı ile ilgili maddenin üzeri çizilerek paraflandıktan sonra belge onaylanabilir.

Firmanın ücret ödemek istememesi ve öğrencinin bunu kabul etmesi durumunda ise öğrencinin mezuniyet durumunda olduğunu belgelemesi ve bölüm staj komisyonu tarafından öğrencinin ağır basan mezuniyet menfaati sebebiyle ücretsiz stajı uygun görmesi durumunda, yine ilgili maddenin üzeri çizilerek paraflandıktan sonra belge onaylanabilir.

+ EK1 belgemin staj günleri kısmında haftanın tüm günleri yazmaktadır ancak ben sadece hafta içi günlerde staj yapıyorum, bu durumu nasıl düzeltebilirim?

İlgili alan EK1 belgesinde matbu olarak yazmaktadır, yani staj yapılacak olan günleri göstermemektedir, belge üzerinde herhangi bir değişiklik yapılmamalıdır.

+ Akademik Takvimde ‘Staj Son Giriş Tarihi’ belirtilmiş ancak ben bu tarihten sonra staj yapacağım, staj kaydımı bu tarihe kadar mı yapabilirim?

Akademik Takvimde belirtilmiş olan tarih, mezuniyet durumunda olan öğrenciler için komisyonların staj raporlarını sisteme girmeleri gereken son tarihi ifade etmektedir, mezuniyet durumunda olup sadece stajları kalmış olan öğrenciler mezun olabilmek için belirtilen tarihten önce stajlarını tamamlayarak staj raporlarını bölümlerine teslim etmiş olmalıdır.

Mezun durumda olmayan öğrenciler staj esaslarına uygun olarak ilgili tarihten sonra da staj yapabilirler.

+ Staj için stajyer öğrenciye ücret ödenmekte midir?

3308 Sayılı Mesleki Eğitim Kanunu’nun Ücret ve Sosyal Güvenlik başlıklı 25’inci maddesinde; ‘Aday çırak ve çıraklar ile işletmelerde mesleki eğitim gören, staj veya tamamlayıcı eğitime devam eden öğrencilere işletmeler tarafından ödenecek ücret ve bu ücretlerdeki artışlar, düzenlenecek sözleşme ile tespit edilir. Ancak, işletmelerde mesleki eğitim gören öğrenciler ile mesleki ve teknik ortaöğretim okul ve kurumlarında staj veya tamamlayıcı eğitim gören öğrencilere asgari ücretin net tutarının; yirmi ve üzerinde personel çalıştıran işyerlerinde yüzde otuzundan, yirmiden az personel çalıştıran işyerlerinde yüzde on beşinden, aday çırak ve çırağa yaşına uygun asgari ücretin yüzde otuzundan, kalfalık yeterliğini kazanan mesleki eğitim merkezi 12’nci sınıf öğrencilerine asgari ücretin yüzde ellisinden aşağı ücret ödenemez. Bu amaçla kamu kurum ve kuruluşları gerekli tedbirleri alır. Staj yapacak işletme bulunamaması nedeniyle stajını okulda yapan ortaöğretim öğrencileri ile yükseköğretim kurumları ve birimlerinde yapan yükseköğretim öğrencilerinin yaptıkları stajlar bu fıkra hükmü kapsamı dışındadır.‘ hükmüne yer verilmiştir.

Yani zorunlu stajını yapan öğrenciye staj yaptığı firma tarafından ücret ödenir, Üniversite öğrencisi staj yeri bulmadığı için kendi Üniversitesine bağlı birimlerde staj yapıyorsa, stajyer öğrenciye herhangi bir ücret ödenmemektedir.

+ Sistemde kaydını açmış olduğum stajı yapmayacağım / staja devam edemeyeceğim ne yapmam gerekmektedir?

Portal sisteminde staj kaydı açıldıktan sonra staj yapmaktan vazgeçilmesi durumunda staj belgeleri onaylanıp sisteme yüklenmeden ve/veya staj sigorta girişi yapılmadan (staj başlangıç tarihinden 3 gün önce sigorta girişi yapılmaktadır) önce kayıt sistemden silinebilmektedir.

Staj belgeleri onaylanıp sisteme yüklendiyse ve/veya staj sigorta girişi yapıldıysa staj kaydı sistemden silinememektedir. Stajın verimli olmayacağının veya staj yerinin uygun olmadığının anlaşılması, başka bir firmada staj yapılmak istenmesi …vb durumlarda en geç stajın ilk 3 günü içerisinde öncelikle staj komisyonu ile iletişime geçilmesi ve komisyonun stajın sonlandırılmasını uygun bulması durumunda firmaya da bilgi verilerek staj ve staj sigortası sonlandırılabilir.

Stajın ve staj sigortasının sonlandırılması için en geç stajın ilk 3 günü içerisinde merkezi staj birimine yardım bileti ile bilgi verilmelidir.

Stajın ilk 3 gününden sonra “Mazeretlerin Kabulü ve Mazeret Sınavlarının Yapılış Esaslarında” ( Mazeretlerin Kabulü ) belirtilen durumlardan biri olması ve staja devam edilemeyecek olması halinde merkezi staj birimine yardım bileti ile bilgi verilmesi ve yardım bileti ekinde mazeret durumunu gösterir belge eklenmesi halinde staj sonlandırılabilecektir.

+ Çevrimiçi staj yapabilir miyim?

Kural, stajın yüz yüze yapılmasıdır. Staj çalışmasının niteliği gereği, staj yapılacak işletmede fiziken bulunulması gereken (üretim stajı gibi) durumlarda çevrimiçi staj yapılmasına kesinlikle izin verilmemektedir. Staj yapılacak işyerinde fiilen bulunulması mümkün ve gerekli olmayan durumlarda ise (firmanın uzaktan çalışması gibi), bölüm staj komisyonlarının onayı ile çevrimiçi staj yapılabilir.

Çevrimiçi stajın uygun bulunup bulunmadığı bölümlerin staj esaslarında belirtilmiş olup, öncelikle fakülte web sayfasından erişilebilecek bölüm staj esaslarının incelenmesi, konu ile ilgili hüküm bulunmaması veya tereddütte kalınması durumunda bölüm staj komisyonları ile iletişime geçilmesi gerekmektedir.

+ Staj raporumu nasıl hazırlamam ve ne zaman teslim etmem gerekmektedir?

Staj raporunun hazırlanması ve teslimi ile ilgili İTÜ STAJ GENEL ESASLARI 8. ve 9. bölümlerinde detaylı bilgi verilmiş olup staj esaslarına aşağıdaki linkten erişebilirsiniz

Fakülte staj komisyonu tarafından alınan farklı bir karar yoksa staj raporları ve ekleri İTÜ Staj Genel Esaslarında belirtilen süreler içerisinde teslim edilmelidir

+ Staj raporumu teslim ettim ancak sisteme girilmemiş durumda ne yapmam gerekmektedir?

Staj raporları bölüm staj komisyonları tarafından değerlendirilmekte ve uygun bulunan stajlar onaylanarak sisteme girilmektedir

Konu ile ilgili olarak bölüm staj komisyonu ile iletişime geçilebilir

+ Staj yapacağım firma staja başlamadan önce stajın zorunlu olduğuna dair belge, zorunlu staj sigortasının eğitim kurumu tarafından yapılacağına dair belge ve sigorta işe giriş belgesi talep etmektedir. Belgeleri nasıl temin edebilirim?

Zorunlu Staj Belgesi ve Zorunlu Staj Sigortasının Üniversite Tarafından Yapılacağına Dair Belge

Staj kaydı oluşturulmadıysa öncelikle staj başlangıç tarihinden en geç 15 gün öncesine kadar İTÜ Portal sistemine https://portal.itu.edu.tr/ web adresinden İTÜ Kullanıcı Adı ve Şifre ile giriş yapılarak Öğrenci> Staj İşlemleri> Staj Kayıt sekmesinden staj kaydı oluşturulmalıdır.

Oluşturulmuş olan staj kaydının detay bilgisine Öğrenci> Staj İşlemleri> Staj Bilgileri sekmesinden girilerek Staj Sözleşmesi ve Ek-1 formu (Staj Başvuru Formu) 2 nüsha olarak indirilmeli ve belgelerin imza/onayları öğrenci>firma>staj komisyonu>dekanlık sırasıyla tamamlanmalıdır.

Onayları tamamlanmış staj sözleşmesi ve EK1 formlarının 1 nüshası firmaya verilebilir.

EK1 Formu (Staj Başvuru Formu)’da stajın ‘Zorunlu’ olduğu, Staj Sözleşmesinde ise zorunlu staj sigortasının üniversitemiz tarafından yapılacağı belirtilmiştir.

Firma bu belge haricinde ayrıca stajın zorunlu olduğuna dair bir belge talep ediyorsa Öğrenci İşleri Merkezinden (otomasyon) ilgili belge talep edilebilir.

Sigorta İşe Giriş Belgesi

Staj sigorta girişlerinin yapılabilmesi için staj sözleşmesi ve EK1 belgeleri tüm onayları tamamlanmış halde ilgili staj kaydının detay bölümündeki alana en geç staj başlangıç tarihinden 3 gün öncesine kadar yüklenmiş olmalıdır

SGK işlemleri toplu yapıldığı için staj başlangıç tarihinden 3 gün önce stajın sigorta işe girişi yapılarak işe giriş belgesi portal sistemine yüklenecek aynı zamanda öğrencinin İTÜ mail adresine ve staj kaydı sırasında girilmiş olan firmanın mail adresine gönderilecektir, işe giriş belgesi barkodlu olarak gönderildiğinden ayrıca imzalanmasına gerek yoktur.

+ Staj yapmak istediğim firma gerekli şartları sağlamakta mıdır?

Staj çalışmasının meslekle ilgili uygulama deneyimlerini arttıracak nitelikte olması beklenmekte olup, staj yapılmak istenen firma yapısının beklenen nitelikleri bölüm bazında değişiklik göstermektedir.

Staj için uygun bulunan firma nitelikleri bölümlerin staj esaslarında belirtilmiş olup, öncelikle fakülte web sayfasından erişilebilecek bölüm staj esaslarının incelenmesi, konu ile ilgili hüküm bulunmaması veya tereddütte kalınması durumunda staj yeri uygunluğu ile ilgili sadece bölüm staj komisyonları ile iletişime geçilmesi gerekmektedir. Söz konusu konunun muhatabı ve yetkilisi Staj Merkezi değildir.

+ Yapmam gereken zorunlu grup stajlarımı belirli bir sıraya göre mi tamamlamalıyım?

Bu ve benzeri durumdaki stajın uygunluğu ve kabulü ile ilgili olan sorularınız için fakültenizin staj komisyonları ile görüşmeniz gerekmektedir. Söz konusu konunun muhatabı ve yetkilisi Staj Merkezi değildir.

+ Aselsan staj belgelerini onaylamayı reddediyor, nasıl bir yol izlemem gerekmektedir?

Üniversitemiz ile Aselsan firması arasında yapılmış olan anlaşma gereğince;

Aselsan firmasında yapılacak stajlar için, portal sistemine kayıt oluşturulduktan sonra sistemden indirilecek staj sözleşmesi ve EK1 belgesinde bulunan firma haricindeki onayların tamamlanıp firmanın göndermiş olduğu kabul mektubu da eklenerek sisteme yüklenmesi gerekmektedir.

Stajın ilk günü firmanın verecek olduğu staj sözleşmesi de tüm belgeler ile birlikte (İTÜ Staj sözleşmesi ve EK1 belgesi – Aselsan Kabul Mektubu – Aselsan Staj sözleşmesi) sisteme yüklenecektir. Yeni belge yüklendiğinde belgeler sistemde güncellenmiş olacaktır.

+ Firmalara geri iade edilecek Devlet Katkısı Tutarı Ne kadardır?

3308 Sayılı Mesleki Eğitim Kanunu’na göre, firma tarafından stajyer öğrencinin her bir staj günü için ödenmesi gereken ücret Asgari Geçim İndirimi (AGİ) hariç aylık asgari ücretin net tutarının %30 ‘unun 30 güne bölünmesi ile hesaplanabilir.

Firmanın ödemesi gereken toplam staj ücreti ise günlük ödenmesi gereken ücretin öğrencinin firmada yapmış olduğu staj gün sayısı ile çarpılarak hesaplanabilir.

Firma tarafından ödenmesi gereken staj ücreti: Asgari ücretin net tutarı (agi hariç) x 30 / 100 / 30 gün x staj yapılan gün sayısı

Staj sözleşmesi 13. maddesinde belirtildiği şekilde firma tarafından hazırlanacak belge ve dekontların üniversiteye gönderilmesi durumunda firma çalışan sayısı 20 ve daha fazla ise firmaya firma tarafından ödenmesi gereken ücretin 1/3’ü, firma çalışan sayısı 20’den az ise firmaya firma tarafından ödenmesi gereken günlük ücretin 2/3’ü geri ödenecektir

+ Stajımı yurtdışında yapacağım hangi işlemleri yapmam gerekmektedir?

Erasmus kapsamında veya harici olarak yurtdışında yapılacak stajlar için portal sisteminden kayıt açılmamalıdır

Erasmus staj hibesi hakkı kazanan öğrencinin, Erasmus Birimi tarafından hazırlanan sözleşmesi, Bölüm Staj Komisyonu ve Bölüm Erasmus Koordinatörünce onaylanıp, Fakülte Yönetim Kurulu tarafından kabul edilmelidir. Öğrencinin staj sigorta işlemlerinde, Erasmus Birimi tarafından onaylanmış ve karşı kurumca imzalanmış sözleşme dikkate alınarak gerekli olan yurtdışı sigorta süreçleri ile staja ilişkin diğer süreçler Üniversitemizin Erasmus Ofisi tarafından ayrıca açıklanır.

SGK sisteminden yapılan sigortalar yurtdışını kapsamamakta olup gerek Erasmus stajları gerekse öğrencinin isteğine bağlı olarak yurtdışında yapmak istediği stajlar için gidecek olduğu ülkede geçerliliği olan özel sigorta yaptırması gerekmektedir.

Yurtdışında yapılan stajın zorunlu staj olarak değerlendirilebilmesi için aşağıda belirtilen belgelerin staj raporu ile birlikte staj komisyonuna teslim edilmesi gerekir.

* Staj raporu kapak ve taslak sayfalarının portal staj sistemi dokümanlar bölümünden indirilmiş olması gerekmektedir, ilgili doküman sayfaları sisteme kayıt oluşturmadan indirilebilmektedir.

* Firmadan staj tarihlerini içeren staj kabul belgesi ve iş sözleşmeleri

* Sigorta yaptırıldığına dair belge

* Alınan vize bilgilerini de içerecek şekilde pasaport fotokopileri

+ Stajımın son haftası güz dönemi başlangıcına denk gelmektedir. Stajım geçerli sayılacak mıdır?

Stajların haftada en az 3 gün olacak şekilde yapılması ve ilgili günlerde staj haricinde ders, sınav… vb durum bulunmaması esas olmak üzere, 2025-2025 Güz Döneminin erken açıklanmış olması ve birçok öğrencimizin de söz konusu dönemde staj başvurusunda bulunduğu göz önüne alınarak bu seneye özgü olmak kaydıyla, okulun açıldığı ilk hafta (22-26 Eylül haftası), ders gününde öğrencilerimizin staj yapması kabul edilecektir

+ Staj belgeleri ıslak imzalı mı olmalıdır?

Staj sürecinde sisteme yüklenmesi gereken belgeler için belgeleri imzalayıp firmaya mail gönderebilirsiniz, firma imzalarını tamamladıktan sonra belgeyi tarayıp size geri gönderebilir, kalan onayları da tamamlayıp sisteme yükleyebilirsiniz ancak staj raporu ile teslim edeceğiniz belgeler ıslak imzalı olmalıdır

+ İki staj arasında en az 3 gün boşluk bırakılma şartı var mıdır?

Ara vermeden devam eden stajlarda sigorta işlemleri sırasında sorun oluşabilmektedir bu nedenle stajlar arasında aralık bırakılması şartı bulunmaktadır. Ancak aynı firmada devam edecek stajlarda firma bu şartı sağlayamıyorsa aralıksız staj yapılabilir.

+ Masterbee stajı yapacağım hangi işlemleri yapmam gerekmektedir?

Masterbee ile ilgili bilgileri, süreçleri ve sıkça sorulan soruları aşağıdaki linkten erişebileceğiniz masterbee sayfasından inceleyebilirsiniz, sigorta işlemlerinin yapılabilmesi için zorunlu stajlarda olduğu gibi portal sisteminde staj kaydınızı yapmanız ve onaylı belgeleri sisteme yüklemeniz gerekmektedir. Masterbee stajlarının onay ve yetkilisi, ilgili bölüm staj komisyonudur.

https://masterbee.itu.edu.tr/

+ Sigorta işten ayrılış belgemde staj günlerim eksik görünmektedir, düzeltilmesi için ne yapmalıyım?

Sigorta işten ayrılış belgelerinde yapılan stajın son 2 ayına ait veriler gösterilmektedir, bu stajınızın listelenen süre kadar olduğu anlamına gelmez, yani stajınız 3 veya daha fazla ay sürmüşse işten çıkışın yapıldığı ay ile bir önceki ay bilgileri listelenir, daha önceki aylar listelenmez

+ Staj kaydımı oluşturdum ancak stajıma daha erken bir tarihte başlamak istiyorum ne yapmam gerekmektedir?

İTÜ Staj Genel Esaslarında belirtildiği üzere staj başlangıç tarihinden en geç 15 gün öncesine kadar portal sisteminde staj kaydının oluşturulmuş olması gerekmektedir, staj başlangıç tarihini değiştirme yetkimiz bulunmamaktadır, firma ile görüşerek yeni staj tarihi belirlemeniz ve staj başlangıç tarihinden en geç 15 gün öncesine kadar kaydınızı tamamlamış olmanız gerekmektedir.

+ Staj süreci ile ilgili portal sistemindeki belgelerin haricinde belge almak istiyorum, belgeyi nereden alabilirim?

Staj süreci ile ilgili olarak aşağıda belirtilen durumlar birimimizin yetki ve sorumluluğunda olmadığından ve birimimiz tarafından karar veya belge verilemeyeceğinden ilgili birim ile iletişime geçmeniz gerekmektedir.

ÖĞRENCİ İŞLERİ İLE İLGİLİ DURUMLAR

Staj yapılacak firma tarafından stajın zorunlu olduğuna dair belge talep edilmesi

Staj yapılacak firma tarafından öğrenci belgesi ve transkript talep edilmesi

Tamamlanan ve raporları kabul edilerek sisteme girilmiş olan staj bilgilerini içeren onaylı belge talep edilmesi

Bütün kredi zorunluluğu tamamlanmış ve mezun olmak için sadece staj kalmış ise harç ücreti ödenip ödenmeyeceği

Mezuniyet durumunda olup henüz stajlar tamamlanmamış ise mezuniyet törenine katılıp katılamayacağı

Zorunlu stajları tamamladıktan sonra ne zaman mezun olunabileceği

Geçici mezuniyet belge talebi

STAJ KOMİSYONU İLE İLGİLİ DURUMLAR

Staj yapılacak firma ve departmanın, çalışan sayısının ve staj raporunu onaylayacak yetkilinin uygun olup olmadığı

Birden fazla grup stajının aynı firmada yapılmasının uygun olup olmadığı

Staj belgelerindeki staj komisyon onayının nasıl ve kimden alınabileceği

Staj raporunun ne zamana kadar teslim edilmesi gerektiği

Tamamlanmış ve staj raporu teslim edilmiş stajların sistemde görünmemesi

İTÜ Ninova sistemi ile ilgili kayıt ve belge yükleme durumları

Staj muafiyeti ile ilgili durumlar

Yatay / Dikey geçiş ve ÇAP öğrencilerinin daha önce yapılan stajlarının sayılıp sayılmayacağı

DEKANLIK İLE İLGİLİ DURUMLAR

Staj belgelerindeki dekanlık onayının nasıl ve kimden alınabileceği

BİLGİ İŞLEM İLE İLGİLİ DURUMLAR

Sistem kullanımı sırasında karşılaşılan yazılım kaynaklı kayıt oluşturamama, belge yükleyememe …vb durumlar

+ Staj başladıktan sonra staj günlerinde değişiklik yapılabilir mi?

Staj başlangıç tarihi değişmemek, haftada 3 tam günden az olmamak ve ilgili staj günlerinde staj haricinde ders kaydı, sınav…vb durum olmaması şartı ile staj bitiş tarihi, gün sayısı bilgileri yardım biletinden yazılıp staj yapılacak günlerinde gün gün belirtilmesi durumunda değişiklik yapılabilir.

Değişiklik işleminden sonra staj tarihleri ve/veya gün sayısı değişeceğinden sistemden indirilecek yeni EK1 belgesinin onayları tamamlanılarak onaylı staj sözleşmesi ile birlikte, ayrıca staja başlandıysa yeni EK2 belgesi de sistemden indirip onaylatılarak sisteme geri yüklenmelidir

+ Staj kaydı ne zamana kadar oluşturulabilir? Staj belgelerinin yükleme süresi var mıdır?

Staj başlangıç tarihinden en geç 15 gün öncesine kadar portal sisteminde staj kaydı yapılabilmektedir.

Staj sözleşmesi ve EK1 (Staj Kabul) belgesi tek dosya olarak staj başlangıç gününden önce, EK2 (Staj Başlangıç) belgesi stajın ilk 5 günü içerisinde, EK3 (Staj Bitiş) belgesi staj bitiş tarihinden itibaren 5 gün içerisinde belgelerin üzerinde belirtilmiş olan tüm onaylar tamamlanmış şekilde sisteme yüklenmelidir.

Staj belgelerinin tüm onayları tamamlanmamış ve eksik olarak sisteme yüklenmesi veya belgenin hiç yüklenmemiş olması stajın geçersiz sayılması ve komisyon tarafından değerlendirmeye alınmamasına neden olabilecektir.

+ Staj sırasında rapor veya izin alabilir miyim?

Staj sırasında rapor veya izin alınması gerektiğinde konu ile ilgili bölüm staj komisyonu ile iletişime geçilmelidir, staj komisyonu talebi uygun bulursa ve tarih değişikliği gerekmesi durumunda merkezi staj birimine yardım bileti ile bilgi verilmelidir. Bilgi verilmemesi Üniversiteyi zarara uğratacağından hakkınızda disiplin soruşturması başlatılabilir.

+ Staj sigorta belgemi erken alabilir miyim?

Staj sigorta işlemleri İTÜ Staj Genel Esaslarında da belirtildiği üzere staj başlangıç tarihinden 3 gün önce ve tek tek öğrenci bazlı değil toplu olarak yapılmaktadır.

Staj sigortasının staj başlangıç tarihinden 3 gün önce yapılması kararı alınmadan önce stajın başlamasına daha fazla gün varken yapılan sigorta giriş işlemlerinden sonra öğrencilerin staj yapmaktan herhangi bir nedenle vazgeçmesi durumunda sigorta iptal edilememekte ve sigorta bitiş tarihi değiştirilerek staj sonlandırılmaktaydı.

Bu durum hem üniversitenin boş yere sigorta ücreti yatırmasına hem de SGK tarafından üniversiteye idari para cezası kesilme durumu ile karşılaşılmasına neden olmaktaydı.

Bu nedenlerle üniversite senatosu tarafından alınan kararla İTÜ Staj Genel Esaslarında ilgili madde ve hüküm eklenmiştir.

Belirtildiği üzere sigorta işe giriş işlemleri toplu olarak yapıldığından ve İTÜ Staj Genel Esasları gereğince sigorta girişinin erken yapılması mümkün değildir.

+ Üniversite tarafından staj yeri ayarlanmakta mıdır?

Staj yerini bulma görevi öğrenciye aittir. Üniversitemiz tarafından staj yeri ayarlanmamaktadır. Bireysel çabanızla bulacağınız staj yerleri dışında, İTÜ Kariyer ve Staj Merkezi web sayfası (https://ikm.itu.edu.tr/) ve fakülte panolarında ilan edilen staj duyuruları takip edilerek firmalara da başvuruda bulunulabilir.

+ Portal sisteminde staj belgemi yanlış yere yükledim, nasıl silebilirim?

Yanlış belge yüklenmiş olan stajın ilgili alanına doğru belge yüklendiğinde yanlış belge silinmiş olacaktır

+ Staj kaydımı yapmak istiyorum ancak yaz okulu sınav takvimi ilan edilmedi, staj günlerimi nasıl belirleyeceğim?

Staj başlangıç tarihinden en geç 15 gün öncesine kadar kayıt oluşturabilirsiniz, sınav takviminin ilan edilmesinden sonra staja başlayacaksanız bu süreyi bekleyebilirsiniz, daha önce staja başlayacaksanız ve alacağınız ders sayısı az ise ( haftada en az 3 tam gün sınav olmayan günlerde staj yapabilecekseniz ) sınav haftasında tahmini olarak gün seçerek kayıt oluşturabilirsiniz, sınav takvimi belli olduktan sonra 3 gün kuralına uygun olarak değişiklik yardım bileti ile bize belirtilmesi durumunda değişiklik işlemi yapılacaktır.

+ Staja başladıktan sonra tarih değişikliği yapılmasını istersem başka bir işlem yapmam gerekir mi?

Tarih değişikliği yapıldıktan sonra, staj bitiş tarihi ve/veya gün sayısı değiştiği için yeni EK1 belgesi sistemden indirilerek onayları tamamladıktan sonra onaylı staj sözleşmesi ile birlikte ayrıca yeni EK2 belgesi de sistemden indirip onaylarını tamamladıktan sonra sisteme geri yüklenmelidir.

+ Yaz Okulu Ders Programı belli olduktan sonra staj günlerimi nasıl değiştirebilirim?

Aşağıdaki kurala uygun olarak staj kaydı oluşturulmalı, ders programı belli olduktan sonra staj başlangıç tarihi aynı kalmak şartı ile staj bitiş tarihi, gün sayısı ve haftanın hangi günleri staj yapılacağı detaylı olarak yardım biletinden yazılması durumunda düzenleme yapılabilmektedir

YÖK Yükseköğretimde Uygulamalı Eğitimler Çerçeve Yönetmeliği ve İTÜ Staj Genel Esasları gereğince haftada en az 3 en fazla 6 tam gün ve ilgili staj günlerinde online veya yüz yüze fark etmeksizin ders kaydı, sınav…vb staj harici durum olmaması şartıyla staj yapılabilmektedir, haftada 3 günden az 6 günden fazla ve yarım gün staj yapılması mümkün değildir. Eğer firma cumartesi günleri de tam gün olacak şekilde staj çalışması yaptırıyorsa staj günlerine dahil edilebilir

+ Ninova staj sınıfına nasıl eklenebilirim?

Konu ile ilgili bölüm staj komisyonu ile görüşülmelidir